Mode de réservation de la Maison de la Mer

Le présent document est destiné à permettre aux organisateurs de manifestations de ne pas
omettre des points essentiels de l’organisation et ainsi éviter beaucoup de désagréments pour
les autres usagers de la Maison de la Mer. Les conditions d’utilisation du bâtiment sont fixées
par la Charte d’utilisation de la Maison de la Mer qui est annexée, pages suivantes.

Qui peut demander la réservation de salles à la Maison de la Mer ?

Tous les membres partenaires ou actifs de la Fédération Maritime.
Pour quelles activités ?
Toutes activités correspondant à la fois à leurs statuts et à ceux de la Fédération Maritime.
Attention aux limites d’effectif autorisé (cf chapitre Sécurité de la Charte d’utilisation ci-après).

Besoins ponctuels n’excédant pas la journée

Comment ?
Aller sur le site www.maisondelamer.fr pour vérifier la disponibilité de la ou des salles sur le
tableau de réservation. (page réservations 20.., puis onglet mois).
S’il y a des conflits d’usage avec d’autres activités, l’organisateur peut contacter les usagers
concernés pour étudier avec ceux-ci la faisabilité d’une cohabitation.
Quand le créneau désiré est libre, saisir la demande complète sur le formulaire ouvert par un
clic sur l’entête réservations 20..
Validation ?
L’inscription définitive au tableau des réservations n’est effectuée que par le webmestre. Son
apparition sur le site marque la validation complète de la réservation, opposable à des
demandes ultérieures.

Adopté par le CA du 7 octobre 2024
Cas particulier des réservations sur plusieurs jours

(expositions, colloques)

L’organisateur doit déterminer les dates de la manifestation le plus longtemps possible à
l’avance, en vérifiant la disponibilité de la Maison sur le tableau de réservation. Tenir compte
du temps nécessaire à l’installation, au démontage de l’exposition, au nettoyage et à la remise
en ordre de la Maison.
Etude de faisabilité
Une fois le projet établi, l’organisateur contacte par mail, à maisondelamer44@gmail.com le
président et la secrétaire de la Fédération, pour leur faire part du projet qui mentionne les
dates choisies, les jours et heures d’ouverture au public, la surveillance prévue ainsi que
l’attestation d’assurance. Ceux-ci vérifient l’absence de conflits d’usage ou indiquent les
activités se chevauchant avec la manifestation projetée. En ce cas l’organisateur peut être
invité à contacter les usagers concernés pour étudier avec ceux-ci la faisabilité d’une
cohabitation (par exemple déplacement temporaire des œuvres ou fermeture temporaire de
l’exposition…).
A partir du moment où tout est clair, aller sur le site www.maisondelamer.fr puis saisir la
demande complète sur le formulaire ouvert par un clic sur l’entête réservations 20..
Le webmestre valide la demande après ultime vérification en l’enregistrant sur le site, ce qui
marque la validation complète de la réservation, opposable à des demandes ultérieures.
Besoins matériels
Une fois le créneau obtenu, si l’installation de l’exposition nécessite l’utilisation de grilles
métalliques, la secrétaire est contactée pour la réservation de ce matériel auprès des services
municipaux. Veiller à respecter un délai suffisant (plus de 3 mois) pour prévenir ces services
en tenant compte de la date de livraison et de celle de remise à disposition des grilles.
Il est recommandé à l’organisateur de s’assurer d’une communication maximale sur
l’exposition dans les médias locaux et de prévoir des banderoles à installer sur la Maison de la
Mer (terrasse ouest et façade nord). Si un vernissage est prévu, la secrétaire peut fournir une
liste d’invités.
Suivi de la fréquentation
Les surveillants enregistrent le nombre de visiteurs journaliers, ainsi que le nombre d’œuvres
éventuellement vendues.
A l’issue de l’exposition, un bilan synthétique est envoyé par l’organisateur au président de la
Fédération.

Annexe au RI adopté par l’AG du 24 mars 2024
Charte d’utilisation de la Maison de la Mer Daniel Gilard
Annexe du règlement intérieur de la FEDERATION MARITIME du 25 mars 2024
► ACCÈS – OUVERTURE – FERMETURE

• Seule la porte nord est utilisée. Pour la verrouiller, soulever la poignée avant de tourner la clé.
• Chaque Président a reçu une clé « originale » ; ne pas faire de double, mais demander une nouvelle
  clé au secrétariat.
• Une clé du club et une de sa réserve sont données à chaque Président qui le demande, contre
  décharge. Une liste des détenteurs de clés est établie et tenue à jour par le secrétaire.
• Une boîte aux lettres peut être attribuée dans la limite des disponibilités
• Lors des réunions à l’étage, verrouiller la porte d’entrée : la sonnette permet de demander l’accès.
  ► SÉCURITÉ
• Le nombre de personnes autorisé dans les différents niveaux de la Maison de la Mer ne doit pas
  excéder :
  Au rez-de-chaussée : 60 personnes dans le hall plus 30 personnes dans le club
  Au 1er étage : 50 personnes
  soit au total : 140 personnes
• En partant fermer les portes des salles et éventuellement la porte d’évacuation sud ainsi que sa grille.
• Ne jamais obstruer les portes haute et basse de l’escalier de secours.
• Avant de quitter les lieux, fermer les rideaux au RdC.
  ► ALARME EVACUATION :
  Le système d’alarme et les extincteurs sont vérifiés annuellement par le service responsable de la ville de
  Nantes.
  En cas de besoin, l’évacuation du bâtiment est déclenchée par l’utilisation de l’alarme.
• 4 boites « alarme » sont installées près des portes d’entrée Nord et Sud, dans le Club et à l’étage à
  l’entrée de la grande salle.
• Le système d’alarme est testé une fois tous les 6 mois par le secrétaire.
• La sirène dure 5 minutes, il faut la réenclencher pour remettre l’alarme sous veille au boitier central
  dans le sas RdC (bouton acquittement).
  Au cas de réunions de plus de 20 personnes il faut, soit laisser la porte du club ouverte pour évacuation
  par la porte ouest, soit déverrouiller par l’extérieur la grille et la porte sud, côté Loire. Penser à les refermer
  ensuite.
  L’alarme n’est pas reliée au central pompier, en cas d’incendie il faut appeler le 18
  ► ELECTRICITÉ :
  Ne jamais couper l’alimentation générale au disjoncteur situé dans le sas du RDC.
  L’armoire électrique est fermée à clé et ne doit jamais être ouverte.
  ► ECLAIRAGE :
  Outre les interrupteurs situés à l’entrée de chaque pièce, il existe d’autres points de commande des
  éclairages :
• Grande salle du RdC : des interrupteurs sont rassemblés dans le boîtier situé à gauche de la porte
  (en entrant) dans le sas au RdC.
  Les variateurs des vasques en applique sont à droite de l’armoire électrique située à droite de la porte
  (en entrant) dans le sas au RdC.
• Salle de l’étage : les plafonniers latéraux peuvent être commandés par des interrupteurs situés dans
  le local des chaises de l’étage, ou encore dans le boîtier situé à gauche de la porte (en entrant) dans
  le sas au RdC.
  S’assurer de l’extinction de tous les éclairages (y compris dans les toilettes et le palier de l’étage) avant
  de quitter la Maison.

Annexe au RI adopté par l’AG du 24 mars 2024
► CHAUFFAGE :
La température des locaux est fixée aux valeurs suivantes pour des raisons à la fois de gestion de la
consommation énergétique et de maintien du bâtiment (phénomènes de condensation)
Le réglage est à effectuer manuellement sur chaque radiateur. Dans les deux grandes salles le réglage
est possible une heure avant réunion, à condition de revenir à la valeur initiale de 16°C au départ des
occupants.

• Rez-de-chaussée :
  Petits locaux (club – bureaux – cuisine) En période d’inoccupation : 16°C
  En période d’utilisation la température de ces petits locaux peut être augmentée jusqu’à 19°C, à
  condition de la ramener à 16°C au départ des occupants.
  Grande salle : en période d’utilisation 18,5°C, hors utilisation 16°C.
• Etage :
  Palier 17°C non modifiable
  Grande salle en période d’utilisation 18,5°C, hors utilisation 16°C.
  ► MOBILIER ET MATÉRIEL :
• A l’étage :
  Des chariots sur roulettes contenant les chaises doivent être utilisés pour leur mise en place
  et leur rangement. Les chaises doivent y être placées dans le même sens, côté bombé du dossier en
  appui pour éviter tout glissement.

Les tables doivent être rangées après utilisation, (sauf les deux « bois » et celle du

conférencier) prendre soin de déverrouiller les systèmes de blocage avant de plier les pieds.

Vidéo Projecteur au plafond : avant l’utilisation bien consulter le mode d’emploi affiché. Aucun
réglage ne doit être modifié, ceux-ci ont été optimisés par l’installateur. En cas de doute, ne rien modifier
mais prévenir le secrétaire ou le trésorier de la Fédération Maritime.

• Au rez-de-chaussée :
  Les chaises doivent être rangées avec les tables après utilisation dans le premier local situé
  sur la gauche (en entrant) du sas d’accès à la cuisine, les chaises verticalement, côté bombé du dossier
  contre le mur (afin d’éviter qu’elles ne glissent).
  2 grandes tables rondes doivent toujours rester en place dans le hall.
  Si des tables ou des chaises de l’étage ont été utilisées au RdC, elles doivent être remises à l’étage par
  les utilisateurs.
  Le présentoir installé dans le hall est destiné aux seules documentations des associations membres.
  ► NETTOYAGE :
  Un matériel complet est disponible sous l’escalier.
  Les locaux doivent être remis propres après usage sans oublier les équipements de la cuisine dont le
  réfrigérateur doit être vidé. Les salles doivent être rangées et le sol nettoyé.
  Déchets : Le conteneur bleu n’est pas utilisable. Tous les déchets secs, putrescibles et verre doivent être
  évacués.
  Des sacs poubelles sont à votre disposition dans le local réserve du club.

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Signaler tout dommage constaté ou occasionné, sur le registre dans le hublot ou par mail au secrétariat.

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La Maison de la Mer présente de nombreux attraits, c’est un bien commun dont la
Fédération Maritime a la jouissance. Il appartient à chacun de nous de l’utiliser de
façon responsable afin de favoriser sa pérennité.